La distribuzione editoriale e le biblioteche

Federica Formiga

Il recente interesse verso un percorso di ricerca che riguarda lo studio del mercato e della filiera editoriale, con particolare attenzione al mondo della distribuzione¹, ha portato alla consapevolezza che le fasi di tale processo non prendono quasi mai in considerazione il mondo delle biblioteche o, se lo fanno, avviene solo in maniera del tutto marginale trascurando tutti i passaggi o i protagonisti, tanto diversi quanto necessari, per portare il libro dall’editore all’istituzione bibliotecaria, nonostante il valore netto del settore sia pari a 30-31 milioni di euro annui².
Non è questa la sede per argomentare sull’importanza delle biblioteche come presidi culturali³ e neppure di farle prevalere nelle attività di accesso alla conoscenza mettendole a confronto con realtà commerciali come le librerie, naturale punto di approdo per gli editori; però le biblioteche stanno sempre più vivendo un cambiamento dei modelli organizzativi nell’aggiornare le collezioni avvalendosi maggiormente dell’aiuto di fornitori librari, che spesso le affiancano assicurando loro tutta una serie di servizi, grazie ai quali agiscono più consapevolmente e le stesse commissionarie diventano più competitive per le istituzioni che le devono incaricare delle attività di assortimento.
Non potendo entrare in una dettagliata descrizione sulla tipologia di biblioteche, si applica in questa sede la macro suddivisione tra le biblioteche civiche e di pubblica lettura⁴ e quelle delle università e di ricerca in quanto seguono canali di crescita libraria diversi tra loro. A entrambe, che acquisiscono le risorse bibliografiche necessarie alla soddisfazione degli utenti basandosi sui limiti dettati dalla politica culturale e dalle disponibilità di finanziamento per lo sviluppo delle collezioni, si dedicherà lo spazio concesso per tentare un confronto chiamando in causa anche alcune, a titolo esemplificativo, delle più significative realtà commissionarie di approvvigionamento, che hanno risposto all’invito di un confronto e che verranno richiamate senza entrare nel merito di specifici esempi sul fatturato, sui clienti, sui titoli e sulle edizioni gestite, in quanto si tratta spesso di dati di carattere aziendale, non condivisibili.
La scelta del fornitore di beni e di servizi è operata nel rispetto delle norme dei principi di imparzialità e trasparenza a vantaggio sia dell’utilità per gli utenti sia della sostenibilità economica. Una volta segnata la commessa attraverso le procedure previste e normate dalla legge, l’arrivo dei volumi viene gestito, fermo restando il rispetto del contratto, secondo un principio di collaborazione tra i ‘distributori’ e i bibliotecari, basato sulla fiducia reciproca. Le vere differenze si innestano nel modo e nella forma di procedere all’aggiornamento delle collezioni caratterizzanti la biblioteca, dentro la quale ogni decisione è coordinata dal rapporto che si instaura con le commissionarie, con cui si condividono informazioni, proposte e suggerimenti. Collaborazione appare, già da queste prime righe, la parola chiave per garantire il successo, la rapidità e l’efficienza dell’acquisizione, per la quale limiteremo le considerazioni al formato cartaceo, lasciando la possibilità di approfondire la distribuzione/fornitura dei libri elettronici in biblioteca a un’altra occasione. Comunque, indipendentemente dal formato, le biblioteche garantiscono il rapporto tra l’istituzione e gli editori ed è da sfatare il pregiudizio che siano le nemiche nei confronti di quest’ultimi, chiamati invece a svolgere un ruolo attivo nello sviluppo della lettura in Italia come già incoraggiava, negli anni Sessanta, Giulio Einaudi, promotore della ripresa di un dialogo istituzionale proprio tra editoria e biblioteche⁵. Le biblioteche diventano, con il passare del tempo e grazie ai loro cataloghi, vero cuore pulsante della struttura, la coda lunga della produzione editoriale e, sebbene la stratificazione delle collezioni richieda, senza dubbio, molto tempo e costanza nonché investimenti, sono l’unica fotografia, anche a distanza di anni, della produzione culturale. Inoltre, gli editori potrebbero affiancare il lavoro dei fornitori e aiutare le biblioteche mettendo a disposizione dati e metadati, grazie ai quali, una volta elaborati, si rivelerebbero informazioni preziose e funzionali nelle scelte di acquisizione libraria. Infine, le biblioteche possono essere un importante strumento di marketing per l’editore dal momento che organizzano spesso eventi e presentazioni, grazie ai quali si può contare sull’acquisto d’impulso.

L’acquisizione di monografie

A seconda della tipologia, delle funzioni e del prodotto editoriale da acquistare, la biblioteca sceglie, non sempre in esclusiva, determinati fornitori. Analizzando dapprima le biblioteche deputate alla ricerca, nonché alla didattica, è da considerare che, negli ultimi decenni, molti cambiamenti le hanno interessate. Le tecnologie hanno senza dubbio influito sulla gestione del lavoro nonché sulla relativa modalità di diffusione e fruizione dei prodotti della ricerca, oltre al loro approvvigionamento. A intervenire sulle modifiche c’è stato l’assetto dei percorsi universitari, suddivisi in corsi di laurea triennali e magistrali, ai quali si è affiancata anche la ridefinizione dell’ordinamento degli atenei italiani che, dotati di autonomia, hanno avuto la possibilità di modificare i rapporti tra le strutture didattiche, di ricerca e di servizio. Il processo di razionalizzazione ha coinvolto anche le biblioteche, sempre più accorpate e centralizzate e per questo divenute consapevoli di essere inserite in un contesto in continuo cambiamento, al quale è stato spesso necessario adeguarsi anche in base alla necessità di una maggiore apertura verso la società⁶.
Le biblioteche hanno dimensioni molto diverse tra loro e ciò comporta anche una diversificata dotazione di risorse, le quali più sono elevate più consentono investimenti per l’acquisto di nuovi libri, con, a caduta, un ricco aggiornamento dei cataloghi. Purtroppo, molte biblioteche lamentano un aumento del costo dei libri di fronte a una mancata crescita nei bilanci della voce di spesa destinata all’acquisto di materiale bibliografico, sempre più orientato a soddisfare, soprattutto per il mondo delle collezioni monografiche, i desiderata espressi da coloro che se ne servono, a partire dai docenti. Malgrado ciò le biblioteche di ricerca non sono tenute ad acquistare i titoli non direttamente legati alle attività svolte all’interno dell’istituzione; generalmente non accolgono richieste di opere di carattere divulgativo o di manualistica professionale, sempre non siano considerate utili ai fini didattici. Non acquistano i titoli già posseduti, salvo per sostituire copie deteriorate o andate perdute e prediligono opere intere e non singole parti, così come non procedono con la scelta di implementare le collezioni attraverso i numeri monografici di periodici a stampa non inseriti nel loro catalogo. Un’attenta valutazione viene anche riservata alle nuove edizioni: da scartare se non apportano significative modifiche al contenuto e, infine, non vengono ordinate le opere in traduzione diversa da quella dell’italiano eccetto quelle critiche o le importanti traduzioni letterarie. In tale perimetro le biblioteche delle università sono però tenute a garantire la copertura dei segmenti scientifici che le caratterizzano in base ai quali vengono richiesti volumi, spesso altamente specialistici, prodotti sia da editori italiani sia stranieri. Tali biblioteche, oltre alla capacità di assicurare omogeneità nel catalogo, hanno come parametro di valutazione anche gli indici di performance calcolati soprattutto sulle tempistiche di messa a disposizione del volume e sulla massima riduzione dei costi⁷.
Le biblioteche di pubblica lettura sono invece chiamate a verificare il livello di gradimento da parte dei propri lettori attraverso il numero dei prestiti, compresi quelli interbibliotecari, dei titoli acquistati; al contrario quindi delle accademiche – dove non è la frequenza di volte che una pubblicazione viene presa in prestito ad aiutare a identificare il bisogno dei propri lettori, in quanto le richieste di acquisto sono effettuate da uno specialista della materia e ciò basta a motivare il valore scientifico del volume richiesto – nelle biblioteche pubbliche sono l’utente e le sue scelte a guidare gli acquisti.
Le biblioteche si servono di gestionali che consentono un tracciamento integrato nei processi di lavoro degli acquisti grazie anche alla collaborazione con il fornitore che implementa una piattaforma, a garanzia della linearità, della trasparenza e del controllo dei dati, per verificare la disponibilità del materiale, gli ordini e i processi interni. Tali sistemi possono rappresentare anche un servizio per le biblioteche delle università, in quanto i docenti sono chiamati a inserire i loro libri in programma d’esame e la biblioteca, anche se non possiede gli strumenti integrati, può creare una linea diretta d’acquisto e consentire allo studente di conoscere la disponibilità del volume e prenotarne direttamente il prestito⁸.
A servizio delle biblioteche di ricerca e delle università si segnala sul mercato GOBI Library Solutions⁹, una società del gruppo EBSCO, che propone, come aggregatore di informazioni e distributore, soluzioni di acquisto di monografie sia cartacee sia in formato elettronico. Attraverso la gestione dei metadati di profilazione le biblioteche sono guidate alla selezione delle risorse librarie, per le quali EBSCO copre 28 lingue¹⁰. GOBI gestisce circa 15 milioni di titoli di libri cartacei e poco più di 3,5 milioni in formato digitale, oltre alla più ampia selezione di e-book senza DRM per le 4.000 biblioteche che serve in tutto il mondo¹¹. Ogni biblioteca ha libertà di ordinare i titoli in base alle richieste da parte della propria comunità scientifica di riferimento (EBSCO copre il 95% della propria fornitura con i titoli scelti direttamente dalla struttura) o attraverso un servizio denominato Approval o Notification plan, sul quale torneremo, che consente ai clienti di selezionare i libri giusti in minor tempo e istituire delle best practice per rendere più efficiente il flusso di lavoro grazie alla visione, solo in formato digitale e sempre se l’editore lo abbia messo a disposizione, del volume. Sono i ‘selezionatori’ ad avere accesso al file, che comunque non è mai scaricabile. Grazie a GOBI le biblioteche consorziate riescono anche a controllare l’acquisizione di titoli duplicati rispetto alle raccolte condivise, oltre a consentire statistiche di confronto, a livello di titoli, con i partner della biblioteca. Essendo essenziale possedere un quadro completo del patrimonio librario, GOBI fornisce i dati di acquisto e i prezzi, anche storici, nonché i rapporti sui nuovi titoli e sulla cronologia di acquisto da parte di altri colleghi, i dati per supportare la definizione del budget e, non da ultimo, la proiezione dell’aggiornamento dei cataloghi.
Nelle righe precedenti si è segnalata l’importanza della tempistica sulla disponibilità a scaffale. La prima parte dipende senz’altro dalla logistica del fornitore, mentre la seconda dalla biblioteca e dal tempo che passa dalla ricezione del volume alla possibilità di prestarlo. In tale contesto va ricordata anche l’uscita del Regno Unito dall’Unione Eeuropea con il conseguente blocco nelle spedizioni sia in entrata sia in uscita per circa due o tre mesi¹².
Diversa si presenta la questione per le biblioteche di pubblica lettura i cui acquisti sono basati quasi esclusivamente sulle novità, cioè su quei titoli che sono stati stampati nei quattro o cinque mesi precedenti e, soprattutto, in prima edizione e di largo consumo, a testimonianza dell’attenzione nei confronti di un’utenza non necessariamente specializzata. È quindi necessario un affiancamento per garantire una scelta ottimale dei titoli, considerato che, secondo quanto dichiarato da Daniele Forzan¹³, una biblioteca, soprattutto se con poca capacità di spesa, può permettersi l’acquisto dai cinque ai sette titoli di narrativa a settimana quando invece il mercato ne propone 100-120 ogni sette giorni. Il supporto che un commissionario può fornire in tal senso diventa fondamentale perché, grazie alla condivisione di notizie sulle opere appena uscite, la biblioteca si trova nella condizione di selezionare consapevolmente i propri acquisti; si tratta dell’opportunità di avere notizie non solo di carattere editoriale e bibliografico, ma anche sulla rilevanza di un determinato editore all’interno della propria stessa biblioteca, sul successo di un preciso titolo e, se la struttura è inserita in un consorzio bibliotecario, anche sull’esistenza di quel libro presso le altre istituzioni e che, quindi, può essere fatto circolare attraverso il prestito interbibliotecario; in questo modo si evita l’acquisto di doppi e si raggiunge una felice ricaduta d’insieme sull’implementazione del numero dei titoli a svantaggio di quello delle copie. In un momento di scarsità di risorse è fondamentale che le biblioteche conoscano il patrimonio bibliografico delle altre realtà in modo da poter disambiguare e opportunamente selezionare i propri acquisti e servizi e migliorare così la crescita della propria struttura.
Le acquisizioni librarie effettuate da parte delle istituzioni pubbliche, come tutti gli altri beni, sono regolamentate e mediate dal codice degli appalti, la cui durata è solitamente da uno a tre anni rinnovabili; per le biblioteche riunite in sistemi o consorzi, e quindi tra loro coordinate nella politica degli acquisti, esiste anche il vantaggio di aprire un’unica gara. Quest’ultima può essere a offerta economicamente vantaggiosa¹⁴: una parte viene calcolata sul prezzo di fornitura del titolo, cioè sull’applicazione dello sconto, mentre l’altra sui servizi annessi [70% contro 30% o 80% contro 20%]¹⁵ oppure bandita con la richiesta del massimo ribasso, cioè viene incaricato il fornitore che applica lo sconto più alto. L’appalto assegnato sulla proposta economicamente vantaggiosa tiene in considerazione il lavoro dei bibliotecari, perché li rende più partecipi e ‘performanti’ nelle decisioni e nell’utilizzo dei servizi, mentre le seconde sono preferite dalla maggior parte delle amministrazioni in quanto più semplici da portare avanti burocraticamente, soprattutto se l’investimento a disposizione è limitato [la dotazione media annua per le singole piccole biblioteche è compresa tra i 5.000 e i 10.000 euro]¹⁶. Per procedere con una gara al ribasso, ma poter comunque usufruire dei vantaggi dei servizi garantiti dalla prima forma, si inseriscono all’apertura della gara dei requisiti molto stringenti, così la si può aggiudicare al fornitore che applica lo sconto più alto, solo però se in grado di soddisfare, preventivamente, i parametri richiesti. Si crea così una sorta di garanzia, in modo che anche le biblioteche più piccole o non associate in una rete possano usufruire dei servizi ‘accessori’ messi a disposizione dal commissionario, capace di affiancare il proprio cliente, con l’utilizzo di tutti i dati necessari, per una scelta consapevole dei titoli da acquistare. Tale collaborazione genera indistintamente una possibilità di acquisto a favore di tutti gli editori, in quanto il fornitore, nella gestione delle informazioni, non crea gerarchie di importanza sui marchi, ma cerca di strutturare meglio tutti gli elementi, in base ai quali il bibliotecario seleziona un libro piuttosto che un altro, favorendo così anche quei titoli che, invece, il mercato delle librerie potrebbe penalizzare offrendo loro poca visibilità o trascurandoli a causa del genere letterario e che, al contrario, avrebbe la possibilità di avere una migliore collocazione all’interno di una biblioteca, soprattutto se di pubblica lettura¹⁷. In tal modo anche i piccoli editori godono di spazi di diffusione visto che alla biblioteca interessa relativamente il brand di produzione, in quanto si concentra sull’opera, il cui valore è intrinseco alla collezione da arricchire.
Le condizioni di sconto applicate in fase di gara, pur essendo un fattore concorrenziale, si differenziano minimamente¹⁸ e quindi l’offerta e la garanzia di servizi¹⁹ da parte dei fornitori diventano fondamentali e costituiscono il vero valore aggiunto e non si possono limitare alle forme di catalogazione e classificazione, peraltro condizione sine qua non per poter partecipare alla gara, ma invece si distinguono nell’arricchire, attraverso i metadati, di informazioni dettagliate i titoli per facilitare la biblioteca nella relativa scelta²⁰.
Nel panorama italiano della fornitura di libri alle biblioteche di pubblica lettura, ma anche di alcune universitarie, quindi prevalentemente deputate alla conservazione, citiamo Leggere s.r.l., con sede a Bergamo; nato nel 1997, tratta tutti gli ambiti disciplinari garantendo la copertura per la lingua italiana e per le edizioni pubblicate in Italia; si occupa di catalogare i volumi e anche di provvedere a tutte le attività riguardanti l’apposizione dell’etichetta nella fase di inserimento a scaffale del volume. Leggere s.r.l. serve settanta sistemi accademici, milletrecento biblioteche di pubblica lettura e duecento dipartimenti universitari, rappresentando circa un terzo del panorama delle biblioteche italiane, ma se si guarda al posseduto o al circolato, cioè ai prestiti, Leggere s.r.l. arriva a coprire il 50% del mercato; si occupa esclusivamente di monografie di carattere cartaceo e per farlo analizza de visu annualmente, grazie a delle risorse interne, circa 22.000-23.000 titoli, sui quali costruisce tutto un apparato informativo utile alle biblioteche e che comporta una movimentazione pari a circa 620.000 pezzi/esemplari²¹. I volumi vengono messi a disposizione di Leggere s.r.l. da circa 300 editori, dei quali 139 attraverso accordi diretti, che consegnano fisicamente alla sede di Bergamo una copia novità di tutto ciò che producono²². Le biblioteche, clienti di Leggere s.r.l., acquistano circa 18.000 titoli per una media di trenta pezzi a titolo²³. I volumi sono logisticamente gestiti dal Centro libri s.r.l. che, come membro del gruppo aziendale Messaggerie italiane e specializzato in forniture di materiale scolastico e di varia nelle cartolibrerie, regolamenta le giacenze (mediamente di 255.000 titoli per un totale di circa 2.350.000 esemplari o copie). Il sistema consente quindi che i titoli forniti dagli editori a Leggere s.r.l., perché possa elaborarli, descriverli e ricavare i dati necessari e strutturati in informazioni utili al processo di scelta della biblioteca, rimangano comunque in circolo nel sistema distributivo, anche se non acquistati dall’istituzione, grazie proprio al Centro libri.
Alle biblioteche è concesso di non sottostare alla norma sugli appalti se l’editore²⁴ o il ‘distributore’ garantiscono uno sconto uguale o più alto portando il vantaggio di una procedura più snella e veloce nella consegna dei libri. L’acquisto diretto è di fatto l’altra modalità, utilizzata soprattutto dalle civiche, per acquisire patrimonio librario passando dai canali di una libreria o di un grossista che, sostanzialmente, si posiziona tra il distributore e la libreria e, come quest’ultima, facilita l’approvvigionamento di quei titoli a maggiore e immediato impatto sugli utenti in quanto novità²⁵.
Alcuni ordini possono essere effettuati anche attraverso le gare MePA²⁶ e quindi solo a prezzo più basso, ma solo se i titoli da acquistare sono ben definiti e le forniture sono piccole, cioè attorno a una decina di titoli.
La scelta di affidarsi a un grossista è pure dettata dal fatto che i grandi distributori non si occupano direttamente degli acquisti delle biblioteche sia perché non contribuiscono a innalzare significativamente i loro fatturati sia perché, rapportandosi con enti pubblici, hanno bisogno di procedere secondo ben precisi passaggi burocratici che vanno, banalmente, dall’esigenza del fornitore di possedere un Durc²⁷ a tutta una serie di autorizzazioni ed emissioni di buoni d’ordine che complicano notevolmente l’attività di filiera. Il grossista riesce infine – e questo è un altro motivo preferenziale – a fornire rapidamente la biblioteca perché ha a disposizione opere che il distributore potrebbe non avere, sia in termini di titoli sia di editore²⁸, oppure avere già esaurito. Tali benefici si traducono però in una possibilità di sconto minore a fronte di una scelta più ampia e di una disponibilità immediata. Il grossista più noto a livello nazionale è Fastbook²⁹ con, al momento in cui si scrive, 254.000 titoli disponibili, 40.000 novità all’anno e con la garanzia di consegna tra le 24 e le 48 ore in tutta Italia, grazie a FastHub, un centro logistico per smistare i prodotti librari. Fastbook, che rappresenta circa 3.400 editori, garantisce la possibilità di comprare libri anche in lingua originale, o in print on demand³⁰; inoltre, fornisce alle biblioteche un accesso dedicato al suo sistema di raccolta ordini chiamato Fastlink: una sorta di gestionale utile anche a una ricerca bibliografica più mirata e facile da condurre grazie al lavoro di catalogazione e classificazione condotto a monte, ma in outsourcing, che permette alle biblioteche di arricchire rapidamente e correttamente la propria anagrafica³¹.
Diverso è per le sottoscrizioni di un abbonamento a un periodico o a una collana perché sono vincolate a un impegno di spesa che dura dai tre ai cinque anni e per questo l’acquisizione dei seriali viene decisa con una procedura in parte differente rispetto a quella destinata alle monografie. L’ufficio competente all’interno della biblioteca deve valutare le proposte ed esprimere un proprio parere, a sua volta analizzato dalla direzione della biblioteca o, se presente, dalla commissione competente che si riunisce in periodi dell’anno stabiliti. Anche in questo caso non si acquistano comunque beni non pertinenti alle attività didattiche e di ricerca, di carattere divulgativo o non utili ai fini accademici né le opere già possedute in formato cartaceo o elettronico oppure già pubblicate in modalità open access.
Essendo gli abbonamenti ai periodici o alle banche dati acquisti di carattere continuativo, se non si chiude il contratto con il rifornitore, la biblioteca dovrà, ovviamente, accettare tutto quello che è pubblicato nella collana, anche se non di suo interesse, senza possibilità di deroga. Le biblioteche dell’università per implementare le loro collezioni in abbonamento si servono delle procedure periodiche di gara, come sopra illustrato, ma bandite anche a livello europeo. Se il bando è a offerta economicamente vantaggiosa, il servizio maggiormente richiesto e apprezzato è quello del consolidamento: si tratta di una gestione da parte della stessa commissionaria di tutti i numeri del seriale che devono pervenire alla biblioteca. La commissionaria offre questa attività raccogliendo più fascicoli o numeri della collana e occupandosi della relativa spedizione e, qualora si riscontrassero delle lacune, sarà la stessa a reclamarle all’editore e ad aprire il procedimento per sanare le mancanze. Tale possibilità è a vantaggio della biblioteca, che può investire diversamente le proprie risorse verso altre esigenze. Non tutti i fornitori offrono il servizio monitoraggio dell’aggiornamento delle collezioni e non tutte le biblioteche sono in grado di sostenere le spese particolarmente onerose, pur essendo una possibilità a ricaduta positiva, visto che si possono ricevere automaticamente i volumi anche delle opere in continuazione pubblicati senza una fissa periodicità, evitando di effettuare ordini appositi e di verificare continuamente l’uscita dei titoli³².

L’Approval plan: un modello per facilitare il processo di acquisizione

Appare piuttosto evidente come ogni biblioteca, per le acquisizioni, faccia riferimento alla propria struttura e mission e per mantenere la coerenza possa servirsi di alcuni strumenti, strutture o mezzi che la coadiuvino e affianchino soprattutto (ma non esclusivamente) in sedi di ambito accademico. Uno di questi è l’Approval plan, un sistema per acquisire il materiale librario per biblioteche accademiche, specializzate, pubbliche, scolastiche o statali³³. Il metodo, sviluppatosi da oltre mezzo secolo nelle biblioteche americane, è stato adottato anche da quelle europee³⁴ ed è finalizzato a costruire e a formare le collezioni all’interno di un’istituzione bibliotecaria, nonché a stringere una stretta collaborazione tra i bibliotecari e i fornitori (commissionaria, libreria, editori e distributori ecc.), con i quali la biblioteca si accorda affinché questi ultimi selezionino i titoli pubblicati in base a un profilo che è stato precedentemente allineato e costruito con la biblioteca stessa o con i consorzi³⁵. Il profilo è utile a valutare i bisogni della biblioteca, capire quali siano le aspettative e soprattutto la base sulla quale le azioni bibliotecarie vengano valutate; si tratta di uno strumento elastico e modulabile a seconda delle esigenze della biblioteca ed è aperto ai cambiamenti della produzione editoriale nelle aree disciplinari, le cui caratteristiche sono descritte attraverso la Classificazione decimale Dewey oppure indicizzate con un thesaurus di riferimento. L’Approval plan può essere molto ampio e generico o anche estremamente specifico, anche se troppa specificità rischia di ridurre la funzionalità e di generare uno squilibrio nella crescita inter e multidisciplinare delle collezioni di una biblioteca, essenziale per anticipare e garantire percorsi di studi nuovi e necessari a creare nuovi profili di ricerca con il relativo acquisto di altri titoli.
L’Approval plan è anche un metodo per tenere in contatto, quasi in tempo reale, la filiera editoriale e la biblioteca, un rapporto di carattere fortemente simbiotico per soddisfare non solo la necessità di acquisti razionali nei confronti delle collezioni, ma anche di aggiornarle. Tra i vantaggi segnaliamo che la collezione può essere formata senza lasciare spazio a scelte di carattere eteronomo proprie di ciascun bibliotecario o, se nell’ambito delle biblioteche dell’università, di ciascun ricercatore e studioso. Consente, altresì, di costruire in maniera completa le collezioni, colmando tutte le lacune, soprattutto per quelle materie prive a volte di segnalazione di novità bibliografiche da acquistare o seguite irregolarmente. «Può succedere che l’intervento di selezione dei libri da parte dei docenti risulti incoerente, in primo luogo perché il docente può non avere sempre presenti tutti gli aspetti, disciplinari e formali, fissati nel profilo, in secondo luogo perché può non essere disponibile a operare una selezione in quegli ambiti che non siano di sua stretta competenza»³⁶.
Le singole biblioteche possono decidere come operare attraverso il modello dell’Approval plan, perché scelgono se acquistare libri solo italiani o anche stranieri oppure limitarsi a determinati argomenti o a un numero stabilito di case editrici e, ancora, di definire l’anno post quem della pubblicazione, nonché il tipo di pubblicazione e supporto. Si tratta sostanzialmente di creare una stop list basata sulle esigenze che riguardano la pertinenza interna di una biblioteca, che può continuare ad acquisire libri anche attraverso ordini in continuazione, come le collane in abbonamento, ordini aperti, scambi o doni; la stop list aiuta inoltre a evitare le duplicazioni e le inevitabili rese, delle quali tratteremo in seguito³⁷.
Inoltre, l’Approval plan consente anche l’invio diretto da parte del fornitore dei libri già fatturati oppure di una lista di titoli, selezionati, in base all’accennato profilo, da sottoporre all’analisi dei bibliotecari e dei docenti prima di qualsiasi ordine. Alla biblioteca a questo punto rimarrebbero solo due oneri: verificare, sempre se il fornitore permetta l’accesso al proprio database, la lista dei titoli non segnalati e quindi non selezionabili oltre a preparare un documento con le ragioni che giustifichino e motivino la non acquisizione dei titoli non accettati; tutte attività utili a sedimentare nuove informazioni per modificare e meglio strutturare il profilo della biblioteca e poterla così meglio ‘aggiornare’. Oltre a un coinvolgimento attivo da parte della biblioteca e la scelta diretta del materiale da acquistare si segnala anche un risparmio di tempo, perché si lavora su una scelta di libri già selezionati a priori dal fornitore, il quale, a sua volta, per ciascun libro acquisito dalla biblioteca può, su richiesta, inviare anche il record bibliografico che, grazie al formato standard, finirebbe per aggiornare automaticamente il catalogo.
Quindi l’Approval plan contribuirebbe, alla fine di tutto il processo, alla riduzione dei tempi di acquisizione e di disponibilità di nuove pubblicazioni rispetto alla tradizionale rifornitura di documenti, che spesso non assecondano, in rapidità, le aspettative dei richiedenti. Inoltre i passaggi necessari, dalla proposta di acquisizione al ricevimento e inserimento nel database delle acquisizioni, dal controllo dei dati bibliografici (per evitare la duplicazione degli esemplari) all’invio degli ordini ai fornitori fino al ricevimento del materiale e alla verifica della corrispondenza con gli ordini da parte dell’ufficio acquisti e, non da ultimo, allo shelf-ready³⁸, verrebbero ridotti a poche fasi, governate a monte direttamente dal fornitore, per lasciare alla biblioteca di completare le eventuali operazioni della ‘sola’ catalogazione semantica.
Sara Dinotola ha individuato 24 fornitori di Approval plan, che collaborano con biblioteche, di diversa tipologia, situate in area angloamericana, in Germania e in Italia. In questa sede possiamo solo citare i fornitori che rivolgono la loro attenzione alle biblioteche italiane: il primo è Casalini libri (Fiesole)³⁹, che ha introdotto l’ Approval plan nel 1967 e che garantisce la copertura di tutti gli ambiti disciplinari per la lingua italiana, francese, spagnola, portoghese e greca; la sua copertura geografica (cioè il luogo di pubblicazione delle opere fornite) si estende dall’Italia, alla Città del Vaticano, a Malta alla Svizzera, alla Francia, alla Spagna, al Portogallo e alla Grecia garantendo la fornitura anche dei periodici. Tra le principali attività aggiuntive offre, alle oltre 300 biblioteche – accademiche, nazionali, specializzate, di ricerca, parlamentari, pubbliche sparse nel territorio statunitense, canadese, in Inghilterra, in Australia, in Germania, in Austria, in Svizzera, in Francia e ovviamente in Italia – anche il controllo dei duplicati, la visualizzazione dello stato degli ordini, le fatture e la catalogazione. Leggere s.r.l., invece, ha iniziato a interessarsi delle biblioteche accademiche nell’ultimo decennio e ha sostituito, come EBSCO, l’Approval plan con il Notification plan, cioè non manda più direttamente i libri, ma costruisce per l’istituzione cliente un ‘carrello’ nel quale sono indicati i titoli, arricchiti da molte delle informazioni che avrebbero ricevuto in base ai parametri dell’Approval plan; la biblioteca deve prenderne visione e procedere con le sue scelte. Tale modus operandi, richiesto come servizio spesso nelle gare che durano più anni, riduce il numero dei titoli non scelti e azzera sostanzialmente le rese, sebbene una volta che i libri arrivano alla biblioteca venga compiuta, con il libro in mano, un’ulteriore selezione. I titoli ‘scartati’ diventano produttori di ulteriori dati utili per rimodulare correttamente le future proposte grazie all’utilizzo del machine learning, che consente di elencare solo le opere più corrispondenti alla volontà delle biblioteche; a tal punto il bibliotecario può decidere di farsi mandare direttamente i volumi, pur mantenendo comunque il diritto di renderli⁴⁰. Infine, Leggere s.r.l. si serve di uno strumento catalografico chiamato Biblioplus dedicato a selezionare le novità per le biblioteche di pubblica lettura; mentre per lo sviluppo delle collezioni il software online Prospectus è utile al bibliotecario per avere subito una proposta di acquisto che tenga in considerazione anche il budget oltre ai titoli più interessanti per la sua biblioteca, rimanendo sempre libero di scegliere quanto necessario⁴¹. La difficoltà per i bibliotecari potrebbe consistere nel recupero delle informazioni bibliografiche e quindi la ricerca deve essere libera, avanzata, full text con la possibilità di incrociare tutti i dati in modo da soddisfare le interrogazioni più complesse. Il fornitore non manca di presentare delle proposte con dei titoli posti in anteprima o di prossima pubblicazione, ma non ancora in catalogo dei quali però è consultabile e scaricabile il PDF corredato dalla presentazione editoriale.
Se l’Approval plan è un ausilio, come abbiamo visto, per determinate biblioteche, alcune altre di carattere pubblico, prive sostanzialmente di un ruolo preciso verso i propri lettori, possono regolarsi diversamente. Si tratta sostanzialmente di biblioteche dipendenti dell’attuale Ministero della cultura che spesso scelgono autonomamente i titoli per implementare le collezioni rivolgendosi, dopo una semplice indagine di mercato, alle librerie, con le quali concordano gli sconti (non applicati sui testi scolastici, sui titoli pubblicati all’estero o sugli editori di difficile reperibilità), quante e quali novità acquisire, dopo aver visionato direttamente i volumi messi a disposizione dalla stessa libreria per la valutazione, nella propria sede o con la consegna da parte di un collaboratore o sostenendo le spese di spedizione. Generalmente la biblioteca crea così dei rapporti diretti con il libraio oppure con gli stessi editori grazie alla visita di agenti mono o plurimandatari; il sistema garantisce la libertà di scegliere quali filoni tematici seguire basandosi, senza però lasciarsi ‘sedurre’, dalle proposte dei librai, anch’essi autonomi e autoreferenziali nel decidere cosa proporre alla biblioteca cliente. Vera stortura in tutto ciò è che i libri presenti in una libreria non rappresentino tutta la produzione editoriale, ma siano quasi tutti volti a soddisfare un’ampia eterogeneità di clienti perché, nella sua attività di selezione, il libraio applica, al primo posto, il criterio della vendibilità. L’acquisto diretto porta con sé, comunque, due vantaggi: favorire l’acquisizione delle opere in continuazione e di poterne eventualmente reclamare un mancato invio oltre, elemento non irrilevante, a conoscere con un certo anticipo la spesa da impegnare negli acquisti. La formazione delle raccolte rimane però debole nella sua struttura, troppo empirica e basata quasi esclusivamente «sulla sensibilità culturale di chi ne è il responsabile, che ha la funzione di mediatore tra le esigenze dei comitati gestionali, le ristrettezze dei bilanci e, ove possibile, i desiderata degli utenti»⁴², liberi di servirsi per le proposte librarie, ove prevista, della patron driven acquisition (PAD)⁴³.

Le biblioteche non conoscono (quasi) il fenomeno delle rese

È auspicabile che, al momento della decisione sull’acquisizione di un titolo per la propria biblioteca si esegua una sorta di analisi del posseduto, attraverso sperimentati metodi come quello fornito ad esempio da Conspectus. Ideato già dalla fine degli anni Settanta per coordinare nelle biblioteche nordamericane la politica degli acquisti, la realizzazione di una mappatura del conservato per una programmazione dello sviluppo futuro e, soprattutto, per raggiungere una maggiore conoscenza del mercato editoriale (in termini di estensione, editori, collane, tipologia documentaria per le varie aree disciplinari), è un utile strumento per orientarsi meglio ai fini delle future acquisizioni titolo per titolo e per stilare eventuali profili, da applicare, ad esempio, agli stessi Approval plan⁴⁴.
Strutture come questa contribuiscono ad abbattere notevolmente il problema delle rese, vera piaga del sistema distributivo. Per Fastbook la percentuale si aggira attorno al 2%, per Leggere s.r.l. la soglia non supera l’1% anche grazie all’utilizzo del machine learning, a cui si è fatto accenno, che elabora i dati in modo da segnalare alla biblioteca i titoli quasi sicuramente acquistabili; se a questo si aggiungono le informazioni utili, come abbiamo accennato, a disambiguare le opere, il rischio della resa praticamente si annulla, pur rimanendo sempre praticabile da parte della biblioteca quella libera, per la quale si gode della possibilità, una volta visionato fisicamente il volume, di restituirlo. Più le rese sono eliminate più diventa un vantaggio economico per il fornitore, dal momento che i costi sono, generalmente, a suo carico e non dell’istituzione.
Se la percentuale della resa si presenta alta (3-5% fino all’8%) significa che vengono consegnati dei libri che non sono coerenti con quella collezione e, sebbene all’inizio dell’applicazione di un Approval plan sia fisiologico che ciò accada, occorre con il tempo aggiustare il profilo magari applicando una prima distinzione tra i libri che vengono restituiti perché già presenti in biblioteca da quelli che invece non interessano proprio perché non pertinenti alla collezione. Le rese vanno altresì contenute in quanto un loro elevato numero può complicare le procedure di fatturazione con l’emissione di tante note di credito e di ri-fatturazione su altri fondi, senza contare l’aggravio dovuto ai costi aggiuntivi di spedizione del materiale restituito, i ritardi nella catalogazione e nella messa a scaffale dei testi.
Il problema delle rese non va però risolto con un semplice controllo a catalogo (operazione forse più costosa rispetto a quella di inviare libri con il rischio che non saranno mai acquistati) da parte del fornitore, perché la biblioteca non deve ricevere opere la cui richiesta è già stata avanzata presso un altro fornitore e sono quindi in arrivo nella propria collezione o in quella di un’altra biblioteca con la quale è consorziata, con la triste conseguenza di titoli rinviati inevitabilmente al mittente⁴⁵; serve, come qui descritto, una grande attività di gestione e condivisione dei dati bibliografici, in modo che la restituzione sia limitata alle copie guaste.

Tra costi e finanziamenti

Nell’ambito dell’Approval plan molti fornitori non praticano nessuno sconto sul prezzo di copertina dei testi forniti in quanto devono sostenere le spese per la selezione e i servizi, ma permettono all’istituzione di fissare le risorse economiche, la cui indicazione può essere complessiva o dettagliata a seconda dei settori, dei fondi di finanziamento e delle esigenze della ricerca; qualora la disponibilità fosse considerata insufficiente per coprire le caratteristiche indicate nel profilo quest’ultimo va necessariamente riveduto.
Nel corso del 2020, sostegno previsto anche per il 2021, è intervenuto il Governo, nell’ambito del Decreto rilancio, a dare un po’ di ossigeno destinando 30 milioni di euro per l’acquisto di libri da parte delle biblioteche di pubblica lettura a condizione che lo facessero almeno per il 70% presso almeno tre diverse librerie, con codice ATECO principale 47.61, presenti nel comune o nella provincia dove la biblioteca operava⁴⁶. Le biblioteche, in questa operazione, sono state esentate dall’obbligo dell’appalto, pur mantenendo la possibilità di vedere applicato lo sconto massimo del 5% sul prezzo di copertina di ciascun volume da parte delle librerie. Considerato che quest’ultime si riforniscono anche dai grossisti, questi hanno potuto censire gli acquisti effettuati presso di loro per fornire le biblioteche. Fastbook, ad esempio, ha registrato 50.000 titoli acquistati dalle biblioteche e tutto ciò ha inevitabilmente contribuito a modificare la composizione del fatturato⁴⁷. Le biblioteche difronte al Decreto Franceschini hanno abbandonato la logica degli acquisti novità perché, obbligate a spendere entro l’autunno il budget a disposizione, hanno cercato titoli non acquistati negli anni passati per implementare le collezioni e il catalogo. Non c’è stato nessun legame con fornitori come Leggere s.r.l., i quali però hanno potuto usufruire del 30% che permetteva di acquistare in deroga, sebbene le biblioteche abbiano sostanzialmente privilegiato anche per quella quota le librerie di zona. Leggere s.r.l. ha, comunque, messo a disposizione delle proprie biblioteche clienti la descrizione dei titoli per effettuare acquisti mirati: conoscendo cosa fosse stato prodotto è stato più facile implementare specifici settori o tematiche trascurati, per le svariate ragioni, nel corso degli anni.
Sostanzialmente si tratta di un ulteriore esempio a dimostrazione che servono fornitori capaci di mettere a disposizione strumenti di supporto ai bibliotecari per un’ottimale costruzione e sviluppo delle proprie collezioni, perché è dalla scelta dei titoli che inizia la valorizzazione di ciascun patrimonio bibliografico.

Note

Ultima consultazione siti web: 15 maggio 2021.

25 La prova è fornita dai dati del grossista Fastbook e dalla composizione del fatturato per anzianità del titolo rispetto al periodo di pubblicazione:

I titoli che sono stati pubblicati entro i tre mesi precedenti all’acquisto ricoprono l’80% di quelli usciti nell’anno e quindi è chiaro quanto le biblioteche pubbliche si occupino prevalentemente di nuovi titoli. Non è da trascurare però il 20% composto di quei titoli che sono stati pubblicati da più di un anno, a testimonianza che, anche le civiche, implementino le loro collezioni e costituiscano, come accennato, la coda lunga dell’editore. Per questi dati e per le tabelle successive nonché per tutto quello che queste pagine raccontano su Fastbook devo la mia gratitudine a Massimo Corbisiero, data manager Gruppo EmmeLibri, che mi ha fornito quanto riportato, aggiornato al febbraio 2021.

31 Dai dati Fastbook si può evincere, sebbene non rappresentino completamente il mercato, verso quale genere le biblioteche dirigano i loro acquisti:

Le prime due voci sono state maggiormente dettagliate:

e bambini ragazzi: